Nos, ami igaz az élelmiszerekre, az nem igaz a pénzügyekre, sőt: ami a pénzügyeket és számviteli folyamatokat illeti, ha minél több az e-szám, annál fenntarthatóbbá válnak a vállalati folyamatok. Ezt erősíti az Európai Bizottság ilyen irányú ténykedése is, ami a magyar vállalatok számviteli-technikai folyamatait is érinti. Habár sokak számára ez pont az a terület, amit „majd a könyvelő elintéz”, de érdemes tisztában lenni a küszöbön álló változásokkal, hiszen alapjaiban változtatja meg a vállalati számvitelt. Kóczé Péter, a Grant Thornton üzleti- és adótanácsadó cég Digitális üzletágvezetőjének véleménycikke.

A számos vállalat és vállalkozó számára a mai napig mumusnak számító számlázás, adatszolgáltatás, adóhivatallal történő információcsere gyakorlata hosszú távon alapjaiban fog megváltozni: az Európai Bizottság bő egy hónapja terjesztette elő az „Áfa a digitális korban” elnevezésű intézkedéscsomag tervezetét, amely gyökeresen átalakítja a tagállomok számlázással és ÁFA bevallással kapcsolatban alkalmazott digitális eszközeit, megoldásait és elvárásait is.

Ezzel együtt megkezdődik az egyes tagországok számviteli gyakorlatainak uniós szintű harmonizálása is. Talán a legfontosabb első, napi szinten érzékelhető változás az lesz, ahogyan jelenleg az elektronikus számlákról gondolkodtunk Magyarországon: a vége felé közeledik az a korszak, amikor a PDF-ben kiállított számlát email-en küldözgetjük, mondván, hogy a képernyőn megjelenített adatok egy elektronikus számlának felelnek meg, azonban ettől az általunk látott adatok még nem lesznek sem megbízhatók, sem automatizálhatók.

Búcsú a PDF-től?

A vállalatok számviteli folyamatainak digitalizációja valójában a meglévő adatvagyonnal történő hatékony gazdálkodást jelenti: az elektronikus átállás nem merül ki az e-számlák digitális formában való előállításában és befogadásában.

A változás gyökere az ún. HÉA (hozzáadottérték-adó) irányelv: ez határozza meg az adóalanyokra és bizonyos nem adóalanyokra vonatkozó kötelezettségeket. A HÉA általában véve valamennyi adóztatandó termékértékesítést vagy szolgáltatásnyújtást végző adóalany által fizetendő. Ebből az irányelvből vezeti le minden ország a saját ÁFA szabályait is. Az EU most ehhez nyúlna hozzá.

A tervezett új HÉA irányelvekben többek között az elektronikus számla fogalmát is leszűkítik azzal, hogy a jövőben csak a strukturált adatokat tartalmazó e-számlákat lehet elektronikus számlának tekinteni (tehát amelyek feldolgozása közvetlenül automatizálható). Amennyiben ezek a javaslatok a jelenlegi formájukban kerülnek elfogadásra, akkor nagyon sok PDF számla automatikusan ki fog esni ebből a körből, mivel hiába elektronikusak, nem tartalmaznak elektronikusan feldolgozható, strukturált adatokat. Ez pedig azt jelenti, hogy az új rendelkezések szerint a papíralapú számlákra vonatkozó szabályok szerint kell azokat kezelni.

A számlák új generációja

Az e-számlázás következő generációját az adatalapú, strukturált adatokból álló e-számlák jelenthetik, amelyek abban különböznek a hagyományos e-számláktól, hogy nemcsak az előállításuk, de a feldolgozásuk is automatizálható. Ez a változás 2024-től léphet életbe, és mint minden esetében, lesznek olyanok, akiket váratlanul ér és olyanok, akik már felkészültek a változásokra. Akárhogy is, mindez az adójogi-, számviteli- és technológiai területek működésének összehangolását kívánja meg.

Hogyan lehet felkészülni a professzionális e-számvitel bevezetésére?

Használjuk a már jelenleg is elérhető elektronikus adóhivatali csatornákat az üzleti folyamatokban. Mivel ezek köre folyamatosan bővül, kövessük figyelemmel az ezekkel kapcsolatos szakmai tájékoztatókat. A NAV technológiai szolgáltatások esetében általában van lehetőség előzetes tesztelésre és kipróbálásra is.

Fordítsunk figyelmet a már használt adatkapcsolatok (pl. online számla-adatszolgáltatás) minőségbiztosítására. A digitális csatornák egyik nagy előnye, hogy azok folyamatos ellenőrzése is jól automatizálható. A belső vagy adóhivatali üzemzavarok esetén, illetve azokat követően az ellenőrzés szerepe felértékelődik. A hibásan működő szoftver-komponenseket javíttassuk ki vagy ha erre nincsen lehetőségünk, cseréljük le.

Azt gondolom ezzel együtt, hogy mint az általában az uniós jogszabályok és intézkedéscsomagok bevezetésénél szokott történni, az elképzelt koncepció gyakorlatba ültetése számos kihívást tartogat majd a vállalatok számára. Az eladó-adóhivatal-vevő hármas összehangolt és automatizált adatkapcsolatai ugyanakkor nem feltétlenül igénylik új informatikai rendszerek üzembe helyezését, mert külső megoldások (pl. InvoiceProxy) integrálásával a meglévő vállalatirányítási rendszerek is felkészíthetők, amivel az átállás gördülékenyebbé tehető.

E-számvitel, mint versenyelőny

Érdemes ezzel komolyan foglalkozni, már csak azért is, mert munkám során azt tapasztalom, hogy a még meglévő, hatályos számlakiállítási-számviteli szabályoknak történő megfelelés is problémákat okoz számos társaságnál. Sokan fordulnak hozzánk azért is, mert a rendszereik az online számla-adatszolgáltatásokat hibásan, vagy hiányosan teljesítették és tömeges utólagos korrekciókra van szükség. A Grant Thornton Online Számla Audit vizsgálata során tavaly összesen:

• 22 ezer esetben találtunk elmaradt adatszolgáltatást,
• 45 ezer számla adatszolgáltatását vizsgáltunk meg,
• 19 ezer esetben találtunk hibákat vagy eltéréseket.

A fentiek alapján arra lehet számítani, hogy az új e-számlákkal kapcsolatban is sok cég technikai kihívásokkal fogja majd szemben találni magát.

Még egyszer a változásokról

A változás jó dolog: az 5 éves távlatban uniós szinten bevezetni tervezett vállalati számviteli modernizáció és digitalizáció inkább versenyelőnyt jelent a vállalatoknak. A változás része az is, hogy fokozódik a kétirányú információ-áramlás és a vállalatok gazdálkodásában/pénzügyi folyamataiban még több segítséget kaphatnak az adóhivataltól.

Az uniós tervek szerint 2028-ig minden tagállam adóhivatala között megvalósul a kötelező, egységes adatalapú e-számla adatszolgáltatás. A jövőt jelentő e-számlázással kapcsolatban érdemes tudni, hogy az új megoldások között egy figyelemre méltó alternatívát jelenthet Magyarországon, a mindenki számára elérhető és gyakorlatilag ingyenes NAV e-számla szolgáltatás is, ami egy adatalapú e-számla.

Mindemellett a magyar adózóknak lehetőségük lesz az e-áfa bevallásra is, amely további jelentős adminisztrációs könnyítést jelenthet számukra. A számlánkénti összesítő jelentés kitöltését ezzel már biztosan elfelejthetik.

A vállalati pénzügyi-számviteli folyamatok digitalizációjához és automatizációjához az adóhivatal nem fejleszt teljeskörű megoldásokat, hanem adatkapcsolati lehetőséget biztosít a célszoftverekhez. Mindez azt eredményezi, hogy a jogszabályi megfeleléshez a vállalatoknak olyan megoldásban célszerű gondolkodniuk, amely biztosítja az automatizációt a feldolgozás és archiválás terén is. Ez valódi költségcsökkentést eredményez, rövidebb átfutási időt jelent, megbízható adatokat nyújt és mindezeken felül a vállalati adatvagyon biztonságát is garantálja. (PIAC&PROFIT)